Wie funktioniert die digitale Prozessoptimierung?

Was ist digitales Prozessmanagement? 

Digitales Prozessmanagement nutzt moderne Technologien, um Geschäftsabläufe effizienter und transparenter zu gestalten. Anstatt sich auf manuelle und papierbasierte Methoden zu verlassen, setzen Unternehmen auf digitale Tools, die Prozesse automatisieren und in Echtzeit überwachen. Die Prozessoptimierung im Unternehmen ermöglicht es, Arbeitsabläufe dynamisch anzupassen und kontinuierlich zu verbessern. Im Qualitätsmanagement trägt die Prozessoptimierung dazu bei, Fehler schnell zu erkennen, zu beheben und ihnen vorzubeugen. Mit Systemen wie easysquare workflow können Prozesse innerhalb von ERP-Systemen wie SAP^® einfach und schnell gesteuert werden. So gestalten Unternehmen ihre Arbeitsabläufe nicht nur effizienter, sondern reagieren auch besser auf strategische Herausforderungen. 

Was sind digitale Transformationsprozesse?

Digitale Transformationsprozesse integrieren digitale Technologien in alle möglichen Bereiche eines Unternehmens. So wird die Art und Weise, wie das Unternehmen operiert und Mehrwert schafft, grundlegend verändert. Diese Prozesse umfassen die Umstellung von analogen auf digitale Systeme, die Automatisierung von Geschäftsabläufen, die Nutzung von Big Data und Künstlicher Intelligenz zur Entscheidungsfindung sowie die Einführung digitaler Kommunikations- und Kollaborationsplattformen. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, Kundenerlebnisse zu verbessern und neue Geschäftsmodelle zu ermöglichen.
Ein Beispiel für die Prozessoptimierung in der Immobilienwirtschaft ist easysquare workflow. Die Softwarelösung ermöglicht Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse digital zu steuern und zu automatisieren. Verschiedene Arbeitsabläufe, wie etwa das Management von Immobilien oder Serviceprozessen, werden effizient und transparent gestaltet. Die Plattform bietet Funktionen zur Erfassung und Bearbeitung von Daten, zur Kommunikation zwischen Beteiligten und zur Nachverfolgung von Aufgaben. Dadurch wird nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch die Qualität der Dienstleistungen verbessert.

Welche Möglichkeiten der Prozessoptimierung gibt es?

Viele Wege führen ans digitale Ziel! Zu den gängigsten Methoden der Prozessoptimierung gehören die Automatisierung von Routineaufgaben, die Implementierung digitaler Workflow-Systeme und die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen. Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert manuelle Eingriffe und minimiert Fehlerquellen, indem wiederkehrende Aufgaben durch Technologie effizienter erledigt werden. Digitale Workflow-Systeme bieten eine strukturierte Plattform zur Verwaltung und Überwachung von Prozessen, verbessern die Nachverfolgbarkeit und ermöglichen eine klare Aufgabenverteilung. Die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen fördert eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Prozessen, um immer den neuesten Standards und Anforderungen gerecht zu werden.
In der Hausverwaltung können spezielle digitale Werkzeuge wie moderne Management-Software umfassende Unterstützung bieten. Sie integrieren verschiedene Aufgaben und ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Mietverträgen, Wartungsanfragen und Abrechnungen. Solche Tools verbessern die Kommunikation, reduzieren den administrativen Aufwand und tragen dazu bei, die gesamte Effizienz der Verwaltung zu steigern. Die Nutzung solcher Technologien kann nicht nur die Prozesse vereinfachen, sondern auch die Transparenz erhöhen und die Zufriedenheit aller Beteiligten verbessern.

Was bietet das führende Tool easysquare workflow?

easysquare workflow bietet seinen Usern leistungsstarke Methoden zur Prozessoptimierung in der Verwaltung. Die Anwendung integriert sich optimal in bestehende ERP-Systeme wie SAP^® und hat eine übersichtliche Startmaske, die alle relevanten Prozessschritte auf einen Blick darstellt. Mit dem Prozess Cockpit können User die Workflows zentral steuern und überwachen. Es integriert sich nahtlos in die SAP^®-Oberfläche, hebt die einzelnen Arbeitsschritte farblich hervor und bietet eine praktische Checkliste mit direkter Verknüpfung zu den relevanten SAP^®-Funktionen. So können User Aufgaben nach Dringlichkeit sortieren und den Fortschritt in Echtzeit nachverfolgen. 

Die automatisierte Bearbeiterfindung sorgt dafür, dass Aufgaben den richtigen Mitarbeitenden zugewiesen werden. Dabei sind keine manuellen Eingriffe erforderlich. Mit der integrierten Dokumentendarstellung wird die Prozessoptimierung im Unternehmen leicht gemacht. Sie ermöglicht es, alle relevanten Dokumente direkt im Kontext der Prozessschritte einzusehen. 

Zudem erleichtert das CRM-Ticketsystem die systematische Bearbeitung von Kundenanfragen: Es versieht jede Anfrage wird mit einer eindeutigen Ticketnummer, die alle damit verbundenen Prozesse nachverfolgbar macht. Diese Nummer begleitet den gesamten Prozess und sorgt für Nachvollziehbarkeit und eine schlankere, transparente Bearbeitung von Kundenprozessen. 

Zusätzlich können mobile Prozesse über die easysquare Professional App integriert werden, die SAP^®-Daten in elektronische Formulare überträgt. Diese können vor Ort bearbeitet und zurück an SAP^® gesendet werden. Mitarbeitende haben so eine hohe Flexibilität und Arbeitserleichterung. All diese Funktionen und noch mehr machen easysquare workflow zu einem vielseitigen Werkzeug für die Prozessoptimierung in der Immobilienverwaltung und darüber hinaus.

Die Prozessteuerung mit easysquare workflow ist für eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen geeignet und bei verschiedenen Unternehmen der Immobilienbranche im Einsatz:

• Ein vollständig digitalisierter Beschaffungs- und Bezahlprozess bei der Bayrischen Hausbau
• Die mobile Erfassung von Schadensmeldungen beim KOE Rostock
• Die Gewobag optimiert ihr Baukostencontrolling mit u.a. mit der Digitalisierung des Nachtragsprozesses
• Mit einem Prozess zur mobilen Wohnungsaufbereitung kann die DOGEWO21 Leerstandszeiten erheblich verkürzen
• Der digitalisierte Rechnungseingangsworkflow bei der Hilfswerk-Siedlung GmbH und dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe, Bau- und Liegenschaftsbetrieb (LWL-BLB)
• Die Optimierung beinahe aller Prozesse bei der TAG Immobilien AG
• Übersichtliche, digitale Änderungen der Immobilienverträge mit dem easysquare Konditionsänderungsfreigabeworkflow bei Peach Property
• Das CRM Ticketsystem für eine effiziente Verwaltung der Kundenanfragen bei der BASF Wohnen + Bauen GmbH 
  
  

Catharina Schroll, interne SAP^® Anwendungsberaterin bei der Bayrischen Hausbau

Fazit 

Die digitale Prozessoptimierung ist mehr als nur ein Trend – sie ist eine Notwendigkeit für Unternehmen, die in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt wettbewerbsfähig bleiben wollen. Durch die Implementierung moderner Technologien wie easysquare workflow können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten und signifikant von der Automatisierung profitieren. Von der Prozessoptimierung in der Hausverwaltung bis hin zur Prozessoptimierung im Qualitätsmanagement bietet easysquare workflow eine leistungsstarke Plattform. Sie ermöglicht es, Aufgaben intelligent zu steuern, überwachen und optimieren. Die nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme wie SAP^® und die vielseitigen Funktionen wie das Prozess Cockpit und das CRM-Ticketsystem tragen dazu bei, Arbeitsabläufe zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Unternehmen, die sich auf digitale Transformationsprozesse verlassen, profitieren nicht nur von optimierten Abläufen, sondern auch von einer besseren Reaktionsfähigkeit und einer gesteigerten Qualität ihrer Dienstleistungen. Die Zukunft der Prozessoptimierung ist digital, und die richtigen Werkzeuge können den Unterschied zwischen Erfolg und Stillstand ausmachen.

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