Massenprozesse unsichtbar machen – Zum Beispiel mit der automatischen Verarbeitung von ZUGFeRD-Dateien!

Niemand kann sich mehr leisten, Massenprozesse manuell zu bearbeiten. In der Immobilienwirtschaft sind Massenprozesse besonders häufig an der Tagesordnung, da Aufgaben oft hundert- oder sogar tausendfach für jede einzelne Wirtschaftseinheit, jedes Gebäude oder sogar jeden Mieter durchgeführt werden muss. Das wird schnell unübersichtlich und zeitintensiv. Zum Glück kommen wir der vollständigen Automatisierung von Prozessen immer näher. Schon heute können sich viele unserer Kunden kaum noch vorstellen, wie viel Zeit sie noch vor wenigen Jahren in manuelle Arbeitsschritte investiert haben. Einer dieser Kunden ist die GWG Reutlingen. Heute möchten wir einen dieser automatisierten Massenprozesse vorstellen: Die automatische Verarbeitung von ZUGFeRD Dateien dank unseres neuen Konditions-Uploaders.

ZUGFeRD: Die Zukunft der elektronischen Rechnungsbearbeitung

Immobilienunternehmen erhalten zum Jahreswechsel oft eine Flut an Jahresendrechnungen von Energielieferanten für Gas, Wasser oder Strom. Diese Rechnungen kommen in zwei Formaten: als PDF für den Menschen lesbar und als ZUGFeRD-Datei im XML-Format für die digitale Verarbeitung. Bisher mussten diese Informationen manuell in SAP^® eingegeben werden – ein extrem zeitaufwändiger Prozess, besonders bei vielen Verträgen. Doch mit unserer Lösung ist das nicht mehr nötig.

Der Konditions-Uploader: Effizienz auf Knopfdruck

Unser neuer Konditions-Uploader verarbeitet diese ZUGFeRD-Dateien automatisch und ist bereits bei der GWG Reutlingen im Einsatz. Die Dateien werden einfach auf einen FTP-Server hochgeladen und dort von den Anwendern abgeholt. Der Uploader liest die Informationen direkt aus der Datei aus und legt automatisch neue Konditionen im SAP^®-System an, wie etwa den Rechnungsbetrag oder die Gutschrift und den Abschlag fürs nächste Jahr. Der Mitarbeiter muss nicht mehr jeden Vertrag einzeln öffnen oder händisch bearbeiten – ein enormer Zeitgewinn. Eine Meldung informiert darüber, ob die Datei erfolgreich verarbeitet wurde. Für eine vollständige Transparenz sorgt ein Protokoll, das die bearbeiteten Dateien dokumentiert – inklusive der Information, wer sie wann bearbeitet hat und welchen Status sie haben. So behalten die Kunden jederzeit den Überblick über den Fortschritt der Rechnungsverarbeitung.

Zukünftige Automatisierung: Noch einfacher

Aktuell holen die Mitarbeiter die Dateien noch selbst vom FTP-Server ab, doch auch dieser Zwischenschritt wird bald automatisiert sein. In Zukunft wird der Konditions-Uploader die Dateien vollautomatisch verarbeiten, ohne dass Mitarbeitende eingreifen müssen.

Die GWG Reutlingen setzt auf Automatisierung

Unser Konditions-Uploader ist bereits erfolgreich bei einem unserer Kunden im Einsatz: GWG Reutlingen. In Verbindung mit ihrem SAP S/4HANA^® System sorgt die Lösung dafür, dass alle eingehenden Jahresendrechnungen von Energieversorgern automatisiert und ohne Fehler verarbeitet werden. Das Ergebnis? Eine massive Zeitersparnis und mehr Effizienz im Arbeitsalltag.

Zukunftssicher mit ZUGFeRD und der E-Rechnungspflicht

Mit dem Wachstumschancengesetz und der bevorstehenden E-Rechnungspflicht wird die Bedeutung von ZUGFeRD-Dateien weiter zunehmen. Wer jetzt auf Automatisierung setzt, kann das volle Potenzial dieser zukunftsweisenden Veränderungen ausschöpfen und spart bereits heute wertvolle Zeit und Ressourcen.

Ihr Partner für innovative Lösungen

Manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an. Mit unserer Lösung helfen wir Ihnen, neue Wege zu denken und Ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Wir stehen Ihnen als Partner zur Seite und bringen Sie weg von zeitaufwändigen, fehleranfälligen Prozessen hin zu einer digitalen und automatisierten Zukunft.

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