PROMOS.GT Rückstellungslösung – effiziente Abwicklung offener Instandhaltungsaufträge zum Jahresende

Durch die PROMOS.GT Rückstellungslösung können die automatisierten Buchungen schnell und effizient zum Jahresende abgewickelt werden. Im Folgejahr ist eine ebenso übersichtliche wie strukturierte Bearbeitung der im Vorjahr rückgestellten Bestellungen dank des Auflösungsreports möglich.

1. Die Rückstellungsvorbereitung
Der Report dient der Vorbereitung von Rückstellungen offener Instandhaltungsaufträge. Zur Bearbeitung der Rückstellungen werden im Report (PROMOS/RUECKST_VORB) alle zum GJ-Ende nicht schlussgerechneten Bestellungen aufgelistet. Über das Selektionsbild kann die Auswahl nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen. Die Liste enthält verschiedene Eingabefelder, in denen die Informationen zur Steuerung der weiteren Verarbeitung hinterlegt werden können.

Um Änderungen hinsichtlich Rückstellungsart und Fertigstellungsgrad vornehmen zu können, stehen Ihnen spezifische Rollen (hier: Asset-Manger, Objekt-Manager) zur Verfügung.

Die Anzahl der Rollen zur Prüfung eines Auftrags kann individuell festgelegt werden. Möglichkeiten sind:

Objektmanagement
Bautechnik
Asset-Management

Unter Verwendung einer spezifischen Rolle im „Ändern-Modus“ können die weiß unterlegten Felder bearbeitet werden. Über die Eingabe der Mehr- und Minderkosten kann die Höhe der Rückstellung bestimmt werden, wenn zuvor ein Fertigstellungsgrad eingetragen wurde.

Sind weder Rückstellungsart noch Fertigstellungsgrad gepflegt, dann gilt die Bestellung als noch nicht bearbeitet.

Aus der Liste ist der direkte Absprung in die Bestellung und den Auftrag möglich.

Folgende Verarbeitungsarten sind vorgesehen:
1)    R -> Rückstellung
2)    A -> Aktivierung (Auftrag und Budget)
3)    V -> Vortrag (des Budgets)
4)    F -> Fremdmandant mit Auftragsübertrag ins neue GJ
5)    S -> Bestellung abschließen
6)    X-> Bestellposition ohne Bearbeitung, noch nicht definiert

Wurden die Bestellungen bearbeitet und mit einem Verarbeitungskennzeichen versehen, so folgt der nächste Schritt.

2.    Die Rückstellungsbuchung, bzw. Vorgangsverarbeitung
Die im ersten Report (/PROMOS/RUECKST_VORB) vorbereiteten Positionen werden im Buchungsreport (/PROMOS/RUECKST_BUCH) angezeigt. Je nachdem, welches Verarbeitungskennzeichen die Bestellung besitzt, wird
1)    R -> eine Rückstellung gebucht
2)    A -> Auftrag und/ oder Budget aktiviert
3)    V -> der Budgetvortrag gebucht
4)    F -> beim Fremdmandant der Auftragsübertrag ins neue GJ durchgeführt
5)    S -> die Bestellung abschließen, d.h. das Endrechnungskennzeichen gesetzt
6)    X-> die Bestellposition nicht weiter bearbeitet

Die Buchung einer Rückstellung, bzw. Verarbeitung einer Position erfolgt über das Markieren einer oder mehrerer Zeilen und per Klick auf den Button „Buchen“. Die verbuchte Zeile bekommt das „gebucht“-Kennzeichen in der entsprechenden Spalte.

Eine Überprüfung der getätigten Schritte ist in der Protokollanzeige möglich. Das Buchungsprotokoll liefert eine detaillierte Auflistung der durchgeführten Aktionen und zeigt die Belegnummer der Sachkontenbuchung an:

Die zugehörige Bestellung enthält nun die auf 0,01€ verringerte „Merkposition 10“ sowie eine neue Position „20“ mit dem übertragenen Betrag:

3. Die Rückstellungsauflösung
Im folgenden Geschäftsjahr müssen die Rückstellungen entsprechend aufgelöst werden. Dies sollte spätestens zum Ende des ersten Quartals erstmalig geschehen und anschließend monatlich erfolgen. Sobald die zugehörigen Bestellungen komplett bearbeitet, bzw. beendet wurden und Rechnungen eingegangen sind, wird in unserem Beispiel in der Position „20“ das Endrechnungskennzeichen gesetzt.

Es werden drei Fälle unterschieden:
a.    Rückstellungsbetrag = Rechnungsbetrag
Es erfolgt ein automatischer Ausgleich der offenen Posten zur Bestellung auf dem Rückstellungskonto.

b.    Rückstellungsbetrag > Rechnungsbetrag
Der Saldo aller Posten zu einer Bestellung auf dem Rückstellungskonto ist im Haben. Der Betrag der nicht in Anspruch genommenen Rückstellung wird als Ertrag gebucht.

c.    Rückstellungsbetrag < Rechnungsbetrag
Der Saldo aller Posten zu einer Bestellung auf dem Rückstellungskonto ist im Soll. Der Differenzbetrag wird als Aufwand im neuen GJ gebucht. Die komplette Kontierung inkl. Aufwandskonto, aber ohne den Auftrag aus der Originalkontierung wird aus der ursprünglichen Bestellposition übernommen. Das PSP-Element wird auf das neue Geschäftsjahr umgestellt, so dass gegen das Budget des laufenden Jahres gebucht wird.
Der Report zum Auflösen der Rückstellungen listet nur solche Positionen auf, die mit der Rückstellungsart „R“ gekennzeichnet waren und in deren Bestellungen das Endrechnungskennzeichen gesetzt wurde. Analog zu obigem Report wird hier ebenfalls die zu verbuchende Zeile (oder Zeilen) markiert und mittels Klick auf den Button verbucht.

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