Zurück zum Standard – Warum VW Immobilien auf ein ready-to-use SAP^®-System setzt

Die Ausgangslage

Das Altsystem der VWI war durch einen hohen Individualisierungsgrad gekennzeichnet. Mit dem nahenden Wartungsende von SAP^® ECC 6.0 stand dem Unternehmen der Umstieg auf SAP S/4HANA^® bevor. Schon seit einiger Zeit bestand unternehmensintern der Wunsch, das hoch spezialisierte System wieder zurück zum Standard zu führen. Der Wechsel nach S/4HANA^® sollte nun den Stein ins Rollen bringen. Larsen Bernhardt, Projektleiter und IT-Projektmanager bei VWI, erläutert den Hintergrund dieser Entscheidung: „Zwar hatten wir uns ein passgenaues SAP^®-System aufgebaut, allerdings war dieses auch relativ anfällig für Unregelmäßigkeiten. Individuelle Fehler im System konnten immer auch nur individuell behoben werden. Auch weitere Anpassungen wurden zunehmend schwieriger. Wir wollten in den Prozessen, in denen es uns möglich war, zurück zum Standard kehren – auch zu Gunsten einer besseren Wartbarkeit. Mit PROMOS bestand bereits eine gute Geschäftsbeziehung. Wir vertrauten dem Berliner Beratungshaus, bei der Migration unser übergeordnetes Ziel gewissenhaft zu verfolgen und das lautete: So viel Standard wie möglich und so viel Individualisierung wie nötig.“  PROMOS stand zu diesem Zeitpunkt  kurz vor dem Launch eines sofort nutzbaren Vorlagensystems. Dieses sollte Immobilienunternehmen eine schnelle Einführung von SAP S/4HANA^®, ausgestattet mit einem umfassenden Grundstock branchenspezifischer Lösungen, ermöglichen. So kam es, dass die VW Immobilien GmbH Wegbereiter für die Einführung des vorkonfigurierten ERP-Systems auf SAP^® Basis aus dem Hause PROMOS wurde. Heute ist dieses als PROMOS.GT ready2 bekannt.  

Ein iteratives Projektvorgehen

Das Ziel war also gesetzt. Nun ging es an die Umsetzung. In einem Vorprojekt analysierten die Spezialistinnen und Spezialisten von PROMOS zunächst das Altsystem der VWI. Wo existieren Unterschiede zum Standard und müssen gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden? Insbesondere Konzernvorgaben durch die Volkswagen-Mutter, z. B. in der Anlagenbuchhaltung, mussten dabei Berücksichtigung finden. 

Mit Projektbeginn stiegen dann die Beraterinnen und Berater von PROMOS direkt in die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen der VWI ein. In einem ersten Schritt erhielt ein breiter Key User Kreis, der vor allem durch bereichsbezogene Entscheidungsträger der VWI geprägt war, Zugang zur Standard-Ausprägung von PROMOS.GT ready2. Bernhardt beschreibt den Ablauf der ersten Testphase: „Wir hatten in diesem Zeitraum die Möglichkeit, uns einen tatsächlichen Eindruck vom Lösungsumfang zu machen. Unsere Key User klickten sich durch die Anwendungen und konnten testweise Stammdaten sowie Verträge anlegen. Bei einer Frage zu einem Prozess konnten sie einfach direkt ins Testsystem gehen und sich die Lösung live anschauen. So konnten wir sehr konkret unsere Anpassungsbedarfe diskutieren und banden gleichzeitig unsere Fachbereiche frühzeitig eng in die Umstellung ein.“

Diese Testphase wurde zwei Mal durchlaufen und Änderungsanforderungen aufgenommen. Dabei wurde jeder Änderungswunsch genauestens geprüft: Ist die Abweichung vom Standard wirklich notwendig? Oder kann das gewünschte Ziel auch anders erreicht werden? Denn Credo war ja, so wenig Spezialisierungen wie möglich ins neue System einzubauen. Abschließend wurden die finalen Änderungen umgesetzt und alle User konnten ein letztes Mal testen. Voraussetzung für diese iterative Vorgehensweise war das Aufsetzen auf einem vollständig vorgefertigten und sofort einsatzbereitem Vorlagensystem: PROMOS.GT ready2.

Im letzten Schritt schloss sich die finale Umsetzungsphase einschließlich Integrationstests sowie der Überleitung von Test- und Echtdaten an. Zum 01. Januar 2024 wurde das neue SAP S/4HANA^® System der VWI produktiv gesetzt. In den darauffolgenden drei Monaten schloss sich eine intensive Produktivbetreuung an, um den Übergang in die neue Oberfläche zu begleiten. Diese erwies sich für beide Partner von Vorteil. Denn wie auch außerhalb der digitalen Welt verläuft nicht immer alles nach Plan. Durch die enge Zusammenarbeit konnten Herausforderungen schrittweise bewältigt und gemeinsam Lösungen für anfängliche Stolpersteine erarbeitet werden – eine Erfahrung, die beide Seiten gestärkt hat.

Larsen Bernhardt, Projektleiter und IT-Projektmanager bei VWI

Ein Komplettpaket für VWI

Wichtig bei der Auswahl des passenden Dienstleisters war der VWI auf ein Komplettsystem aus einer Hand zurückzugreifen. Auch die konstruktive und kritische Überprüfung aller Anpassungsbedarfe in Hinblick auf eine möglichst große Standardisierung spielte eine wichtige Rolle. 
Schon in der Vergangenheit setzte die VWI auf die Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung und den mobilen Mieterwechsel von easysquare, um so auch mobile Prozesse vollständig digital und in SAP^® integriert abzudecken. Hinzugekommen mit diesem Projekt ist nun das easysquare Handwerkerportal zur Anbindung von Handwerksfirmen sowie das CRM Ticketsystem und der Rechnungseingangsworkflow, die auf easysquare workflow basieren. „Es war uns wichtig, ein breites Spektrum von Prozessen mit Lösungen aus dem Hause PROMOS abzudecken. Wir sind überzeugt von der hohen Qualität des PROMOS Portfolios und konnten uns bereits in der Vergangenheit ein Bild von der starken Fachkompetenz der Expertinnen und Experten von PROMOS machen“, erläutert Bernhardt die Entscheidung für den gewählten Lösungsumfang. Ein weiterer Meilenstein im Projekt war der Live-Gang der easysquare Mieter-App im November  2024, mit der die Kommunikation mit der Mieterschaft eine wichtige Digitalisierungsstufe erreichte. Bernhardt kommentiert dazu: „Wir sind es heutzutage im privaten Umfeld gewohnt, alles mit dem Handy erledigen zu können und zwar unabhängig von Zeit und Ort. Diesem Nutzerverhalten kommen wir nun mit der Mieter-App nach. Und auch wir als VWI profitieren von der digitalen Integration der Mieterkommunikation. Wir sparen Zeit und Aufwand.“

Resümee

Die iterative Projektvorgehensweise, die auf der schrittweisen Anpassung des neuen ready-to-use Vorlagensystems von PROMOS basierte, ermöglichte es der VWI, sich so nah wie möglich an einer Standardlösung zu orientieren. Gleichzeitig konnten vorgegebene Prozesse, die vor allem aufgrund von Konzernvorgaben unveränderlich waren, kundengerecht umgesetzt werden. Bernhardt stellt zufrieden fest: „Es war ein langer Weg bis zur Produktivsetzung, der viele intensive Diskussionen umfasste. Genau diese Art der kritischen Analyse und konstruktiven Zusammenarbeit haben wir uns gewünscht. Wir vertrauen PROMOS als kompetenten Partner und sind sehr zufrieden mit unserem neuen System, bei dem alle Lösungen ineinandergreifen und so ein leistungsfähiges Komplettpaket bilden. Wir profitieren heute von zahlreichen Arbeitserleichterungen.  Die frühe, intensive Einbindung der Fachbereiche erleichterte zudem die letztendliche Produktivsetzung, da die Mitarbeitenden sich schon zeitig mit der neuen Lösung auseinandersetzen und identifizieren konnten sowie einen Einfluss auf die letztendliche Lösungsausprägung hatten“, resümiert Bernhardt abschließend zufrieden. Sowohl PROMOS als auch VWI blicken den kommenden Projekten erwartungsvoll entgegen. 

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