Portfolio No.: 9904-02
Subject: Construction
PROMOS Cloud GAEB Service
Der PROMOS Cloud GAEB Service – Flexibel on demand in der Cloud
Der GAEB-Standard ermöglicht eine digitale und papierlose Abwicklung des Ausschreibungsprozesses zwischen Auftraggebern, wie etwa öffentlichen Institutionen oder Planungsbüros, und Auftragnehmern. Mit dem von PROMOS bereitgestellten GAEB Service für SAP®-Systeme können GAEB-Dateien für den Austausch von Leistungsbeschreibungen, Mengen und Preisen zwischen den am Bau beteiligten Parteien importiert und exportiert werden. Während es in der bisherigen GAEB Schnittstelle notwendig war, dass für den gesamten Funktionsumfang, inklusive der Aufbereitung von „unsauberen“ GAEB‐Dateien, den wingaebxml Parser der Firma wingaeb zu installieren, wird diese Parsing-Funktion nun als Webservice in der PROMOS-eigenen Cloud angeboten. Der Datenaustausch findet also nicht mehr mit einer lokalen Installation statt. Er wird über eine Zentralinstanz in der PROMOS Cloud abgebildet. Kunden, die GAEB-Dateien in ihr SAP®-System einlesen, wird so eine schnelle, nutzungsabhängige Lizenzierung des Funktionsumfangs ermöglicht. Eigene Ressourcen zum Parsen oder Transformieren von GAEB-Dateien werden nicht mehr benötigt.
Durch den PROMOS Cloud GAEB Service können GAEB-Leistungsverzeichnisse direkt in SAP® als neue Leistungsverzeichnisse (LVs) importiert werden. Damit wird die Bearbeitung von Belegen mit strukturierten Leistungsverzeichnissen ermöglicht.
Der Aufbau und Inhalt der GAEB-Dateien im XML 3* Standard entspricht nicht dem, was in SAP® abgebildet werden kann. Unter anderem wird für die Darstellung von Texten in SAP® nur ein Zeileneditor verwendet, der kaum grafische Elemente enthält. Bei der Konzeption des neuen Service wurden für die Transformation beim Import diverse Festlegungen getroffen. Relevante Informationen werden im Hintergrund gesichert und beim Export aus SAP® in eine neue GAEB-Datei wiederverwendet. Damit soll erzielt werden, dass wesentliche und maßgebliche Informationen auch nach der Bearbeitung in SAP® erhalten bleiben. Hier ein Auszug aus den Festlegungen:
- Alle Formatierungen werden entfernt.
- Alle Grafiken werden entfernt (Info mit Bezug zur Grafik in Langtext).
- Tabellen werden in Text mit Tabs umgewandelt.
- Bedarfspositionen mit Gesamtbetrag werden als Bedarfspositionen Eventualpositionen übergeben.
- Zuschlagpositionen werden als Pauschalpositionen übergeben mit Menge 1 und Einheit = PSH.
- Stundenlohnpositionen werden als Normalpositionen übergeben.
- In der ersten Zeile des Langtextes steht die Kennzeichnung, z. B. "Ausführungsbeschreibung 1003".
- Bezugsbeschreibungen werden als Normalpositionen übergeben. In der ersten Zeile des Langtextes steht die Kennzeichnung „Bezugsbeschreibung“.
- Das Kennzeichen „Los“ bleibt erhalten und Gliederungsebenen mit Kennzeichen „Los“ werden als Belegpositionen in SAP® angelegt.
- Die Kennzeichnung von Bietertextergänzung bleibt erhalten.
- Zusatztexte mit entsprechenden Textkennzeichnungen werden übernommen.
- Zeilennummer aus GAEB wird intern historisiert (Grund: z. B. Hinweiszeile in GAEB ohne Zeilennummer, in SAP® mit Zeilennummer). Verwendung z. B. in Grund- und Alternativzeilen Export SAP® nach GAEB.
Import von GAEB-Dateien in 3 Schritten. Schritt 1: Ausgangsdatei im Viewer von wingaeb.
Schritt 2: Selektionsmaske beim Einlesen einer GAEB-Datei in SAP®.
Schritt 3: Das Ergebnis – Bestellanforderung mit Leistungsverzeichnis.
 Import von GAEB-Dateien in 3 Schritten. Schritt 1: Ausgangsdatei im Viewer von wingaeb. |
 Schritt 2: Selektionsmaske beim Einlesen einer GAEB-Datei in SAP®. |
 Schritt 3: Das Ergebnis – Bestellanforderung mit Leistungsverzeichnis. |
Further information
Der Export aus SAP® wird im GAEB-XML Format durchgeführt, welches dem aktuellen Marktstandard entspricht und optimal an die Strukturen der Leistungsverzeichnisse (LVs) in SAP®-Belegen angepasst ist. Dies bietet den Vorteil, dass es keine Längenbegrenzungen für Kopftexte in Belegen und Belegpositionen gibt und die Positionen der Belege in der GAEB-Gliederungsstruktur abgebildet werden können. Zudem werden alphanumerische Ordnungszahlen und Struktur-Sprünge unterstützt.
Die neue Cloud Lösung wird im Dialog in SAP® betrieben und unterstützt weiterhin alle gängigen GAEB-Versionen, darunter:
- GAEB XML V3.3 – Der aktuelle Marktstandard für Leistungsverzeichnisse.
- GAEB 90 – Dieses etwas veraltete Format wird trotz einiger funktioneller Einschränkungen weiterhin toleriert.
- Und zukünftig wird es außerdem möglich sein, die nächsten GAEB XML Versionen mit dem PROMOS Cloud GAEB Service zu verarbeiten.
Your benefit
Flexibilität: Insbesondere beim Einlesen von Leistungsverzeichnissen für die Nutzung im easysquare Handwerkerportal handelt es sich i. d. R. um einmalige Vorgänge pro Jahr, für die Unternehmen in der Vergangenheit Lizenzen komplett erwerben mussten und Hardwareressourcen für das Parsing vorhalten mussten. Durch die Bereitstellung als Cloud-Lösung kann die Lösung passgenau für die Bedürfnisse zur Verfügung gestellt werden und an SAP® Backend Systeme angebunden werden.
Kostensensibilität: Durch die nutzungsabhängige Lizenzierung fallen Kosten nur dann an, wenn der Service verwendet wird.
Zukunftssicherheit: Die Schnittstelle unterstützt aktuelle und zukünftige GAEB-Formate.
End user
- Bei HWK Kunden: Technische Verantwortliche für die Handwerker und den Abschluss von Einheitspreisabkommen.
- Bei sonstigen Kunden: Einkauf.
Technical requirements
Das SAP®-System des Kunden muss eine HTTPS-Verbindung via Internet zum Webservice der PROMOS Cloud Lösung aufnehmen können.
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PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte
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