Datenschutzhinweise
zur Einladung und Teilnahme an Online-Meetings der PROMOS
A. Allgemeine Informationen
I.Einführung
Die PROMOS consult Projektmanagement, Organisation und Service GmbH & Co. KG („PROMOS“, „wir“, „unsere“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webseminaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) und über Ihre diesbezüglichen Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - „DSGVO“) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) informieren.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite der Onlinemeeting-Anbieter aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um die ggf. benötigte Software für die Nutzung des Onlinemeeting-Dienstes herunterzuladen.
II. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
PROMOS consult
Projektmanagement, Organisation
und Service GmbH & Co. KG
Rungestraße 19
10179 Berlin
Tel.: +49-30 – 243117-0
E-Mail: promos@promos-consult.de
III. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Ali Tschakari, LL.M.
Bitkom Servicegesellschaft mbH
Albrechtstraße 10
10117 Berlin
Tel.: +49-30 - 27576-524
E-Mail: datenschutz@bitkom-consult.de
B. Betroffene personenbezogene Daten
Bei der Teilnahme an einem Online-Meeting können diese Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:
- Angaben zum Teilnehmer: Vorname, Nachname, EMail-Adresse, Name des Unternehmens, Abteilung, Profilbild (optional)
- MeetingMetadaten: Thema, Beschreibung (optional), TeilnehmerIP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
- Bei Aufzeichnung (optional): MP4Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meetings-Chats.
- Text, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „OnlineMeeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Schulung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen. Um an einer Online-Schulung teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Der Umfang der Verarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
C. Zweck der Datenverarbeitung
Zur Durchführung von Online-Meetings nutzen wir die Onlinemeeting-Software „Microsoft Teams“. „Microsoft Teams“ ist ein Dienst der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
Die Onlinemeeting-Software wird technisch vom jeweiligen Anbieter zur Verfügung gestellt. Die Regelungen des jeweiligen Anbieters bleiben unberührt.
Weitere Informationen zum Datenschutz von Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
D. Umfang der Datenverarbeitung
Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies vorab mitteilen und Ihre Einwilligung einholen. Im Regelfall erfolgt keine Aufzeichnung der Webseminare. Dies gilt auch für die Chatfunktion. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Wenn es zur Protokollierung der Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Texteingaben protokollieren. Im Falle von Webseminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webseminaren die gestellten Fragen der Teilnehmer weiterverarbeiten.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung eines Online-Meetings erforderlich. Ohne die Mitteilung der zur Durchführung eines Online-Meetings benötigten Daten können Sie an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Wir informieren Sie bei der Eingabe von Daten, wenn die Bereitstellung für den jeweiligen Service oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.
E. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit Sie in einem Arbeitsverhältnis zu uns stehen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basieren auf unserem Interesse, Online-Meetings durchzuführen und diese effizient zu gestalten, soweit Sie Teilnehmer eines Online-Meetings sind, ohne zugleich Beschäftigter zu sein). Soweit wir ein Online-Meeting aufzeichnen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
F. Datenweitergabe an Dritte
Inhalte aus Online-Meetings stehen allen Teilnehmern zur Verfügung. Zudem hat der Anbieter der Onlinemeeting-Software Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Dies gilt nicht, soweit wir ein Online-Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durchführen. In diesem Fall kann der Anbieter der Onlinemeeting-Software nicht auf die Inhalte eines Online-Meetings zugreifen. Im Übrigen behandeln wir Ihre Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an Dritte.
G. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Der Onlinemeeting-Anbieter hat seinen Sitz in den USA. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit den Anbietern jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Die Anbieter haben sich durch den Abschluss von sog. EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung eines Datenschutzniveaus verpflichtet, welches dem europäischen im Wesentlichen entspricht. Bitte beachten Sie jedoch, dass das Vorhandensein eines angemessenen Datenschutzstandards bei Anbietern außerhalb von EU / EWR – auch im Falle eines Abschlusses von EU-Standardvertragsklauseln – nicht in jedem Fall sichergestellt werden kann.
H. Löschung der Daten
Wir löschen oder anonymisieren personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen oder etwaige rechtliche Verpflichtungen entgegenstehen. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfolgt die Löschung oder Anonymisierung nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten.
I. Ihre Betroffenenrechte
Sie können jederzeit und unentgeltlich mit einer formlosen Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten oder direkt an uns wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben, sofern die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen.
Sie haben hiernach folgende Rechte:
Recht auf Auskunft
Sie haben zunächst das Recht, Informationen über Ihre uns übermittelten und von uns verarbeiteten Daten einzuholen (Art. 15 DSGVO).
Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung
Daneben können Sie die Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung (Art. 18 DSGVO) Ihrer Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit und Widerspruchsrecht
Die haben zudem ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie haben das Recht gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Das hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
Recht auf Beschwerde
Schließlich haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Näheres hierzu sogleich Buchstabe G).
J. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Bei Fragen und Beschwerden können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer A. III.) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO).
Die für PROMOS zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Tel.: +49-30 - 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
K. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: November 2021
